Neues aus dem Projektgeschäft: Wissensmanagement in der DEHSt 01 ’09

Ich möchte an dieser Stelle die Möglichkeit nutzen, von dem Lehrstuhlprojekt „Etablierung von Wissensmanagement im Umweltbundesamt, Berlin zu berichten. Damit ich den Blog nicht inhaltlich überstrapaziere, versuche ich das laufende Projekt in mehreren Teilen zu beschreiben, wobei ich die folgende Trennung vornehme:

  • Projektpartner, -hintergrund und -ziele,
  • Wissensanalyse: Vorgehen und Ergebnisse,
  • Konzeption von Maßnahmen zur Verbesserung der Wissenssituation und
  • Projektergebnis und Fortentwicklung

Dieser Beitrag behandelt demnach den formalen Rahmen und die organisatorischen Randbedingungen des Projektes und in Ergänzung mit weiteren Beiträgen zu diesem Projekt sollen einige Projektmanagement-Praktiken vermittelt werden. Natürlich versuche ich ebenfalls die WM-Theorie und Praxis zu vernetzen. Zu allererst möchte ich aber kurz den Auftraggeber vorstellen und sehr knapp erklären, was der Emissionshandel überhaupt ist.

Das Umweltbundesamt hat seinen Sitz in Dessau und hat vorrangig die Aufgaben der wissenschaftlichen Unterstützung der Bundesregierung für Umweltthemen und umweltnahe Gebiete bzw. den Vollzug von Umweltgesetzen. Der Fachbereich E des Umweltbundesamtes ist die Deutsche Emissionshandelsstelle (DEHSt) mit Sitz in Berlin und Auftraggeber des Projektes „Wissensmanagement“. Die originären Aufgabe ist die Umsetzung der flexiblen Klimaschutzinstrumente des Kyoto-Protokolls, vorr. der Emissionshandel. Nun ja, aber was ist dieser Emissionshandel und für was wird dieser durchgeführt?
In Europa wurde gemeinsam beschlossen, dass Anlagenbetreiber (energie-erzeugende und energie-intensive Anlagen, Gesamt: über 11.500) bestimmte Emissionen nicht mehr unentgeltlich in die Umwelt abgeben dürfen. Dafür wurden Gesetze geschaffen, die formal vorgeben, welche Emissionen (hier CO2) und welche Emittenten diesen sog. Emissionsbericht zu führen und einzureichen haben. Das Instrument des  Emissionshandels funktioniert, indem von Anlagenbetreiber der durchschnittliche CO2-Ausstoß pro Jahr ermittelt wird und in der folgenden Handelsperiode als Grundlage und zur Berechnung angesetzt wird. Darauf hin werden, mit einem prozentualen Abschlag, genau für diese Menge Zertifikate an die Betreiber ausgehändigt. Der Abschlag ist notwendig, weil man die Unternehmen damit anhält, zukünftig weniger CO2 zu produzieren. Am Ende eines Abrechnungszeitraumes werden dann zusammen mit dem Emissionsbericht die Zertifikate in der DEHSt eingereicht und überprüft, ob tatsächlich der Ausstoß mit der Anzahl der Zertifikate übereinstimmt. Dabei sind natürlich genau zwei Varianten für den Handel interessant:

Emissionshandel
Emissionshandel (Quelle: DEHSt)

Erstens, die Unternehmen haben mehr Zertifikate als tatsächliche Emissionen – der Anlagenbetreiber hat quasi weniger emittiert, als geplant, dann kann er diese Zertifikate am Markt handeln – also verkaufen! Umso zum Beispiel neue Filter für Kraftwerke zu finanzieren. Zweitens der Anlagenbetreiber hat einen höheren Ausstoß, dann muss er im Vorfeld die notwendigen Zertifikate dafür, mglw. teuer am Markt erstehen, damit eine Differenz zwischen Ausstoß und Anzahl der Zertifikate nicht entsteht. Wird im Bericht eine Differenz von der Behörde ermittelt, sind mit empfindlichen Sanktionen zurechnen. Diese Sanktionsverfahren leitet unter anderem die DEHSt ein. Damit soll ein Handel entstehen, der dazu führt, Emissionen monetär zu bewerten und dadurch auch i. S. von Kosten diese zu beziffern. Unternehmen die einen überdurchschnittlichen hohen CO2-Verbrauch haben können sich demnach überlegen, ob sie die Kosten für Emissionszertifikate tragen wollen oder zukünftig in neue Technologien zur Senkung investieren. So die Theorie!

Die DEHSt hat 120 Mitarbeiter und ist 2004 gegründet worden. Damit ist sie vergleichsweise eine sehr junge Behörde, die von Grund auf als eine elektronische Behörde konzipiert und umgesetzt wurde. Das bedeutet, dass sowohl die Antragstellung elektronisch durchgeführt wird, als auch die rechtssichere elektronische Kommunikation über die Virtuelle Poststelle mit elektronischer Signatur bereitgestellt wird. Darüber hinaus ist ein IT-Vorgangsbearbeitungssystem (DOMEA) im Sinne der digitalen Akte und Archivierung verfügbar. Somit können auch die Ergebnisse der Vorgangsbearbeitung an die entsprechende Stakeholder elektronisch kommunizieren werden. Im Idealfall also medienbruchfrei!
Bevor ich zum eigentlichen Bedarf an Wissensmanagementlösungen komme und unser Projektvorgehen skizziere, möchte ich noch unseren Konsortialführer in diesem Projekt vorstellen. Wir realisieren das Wissensmanagementprojekt zusammen mit dem Beratungshaus IMTB consulting GmbH, Berlin. Herr Böske, einer der Geschäftsführer ist zudem ehemaliger Student der TU Dresden, der Fakultät Wirtschaftswissenschaften. Kerngeschäft des Unternehmens ist u. a. die Beratung von vorrangig öffentlichen Organisationen zu IT-Vorgangs-bearbeitungssystemen und zu Dokumentenmanagementlösungen. Kennengelernt habe ich Herrn Böske bei der Durchführung des Projektes „Gutachtenerstellung zur elektronischen Vorgangsbearbeitung im sächsischen Staatsministerium des Inneren“ (Projektlaufzeit: September 2007 – März 2008), welches ebenfalls IMTB Consulting GmbH und TU Dresden (Lehrstuhl Schoop) bearbeitet hatten. Organisatorisch liegt die Projektverantwortlichkeit und -koordination auf Seiten von IMTB Consulting GmbH, die eigentliche Fachberatung übernimmt dabei unser Lehrstuhl, durch meine Person. Zusammen mit 2 Personen in der DEHSt bilden wir das sogenannte Projektkernteam. Abstimmungen in diesem Projekt werden zudem durch eine erweiterte Projektgruppen (7 Personen) und durch einen Arbeitskreis Wissensmanagement (bis zu 15 Personen aus allen Fachgebieten) realisiert, was dazu führt, die Transparenz der Arbeitsschritte herzustellen bzw. bestmögliche/bedarfsgerechte Lösungen im Bereich Wissensmanagement zu entwickeln.

Folgende Ausgangssituation und Bedarfe hat die DEHSt in Bezug zum Thema Wissensmanagement:

  • Erfahrungen bei den Vollzugsaufgaben in der Periode 2005 wurden nicht systematisch erfasst bzw. aufbereitet,
  • Relevante Erkenntnisse und Erfahrungen werden nicht ausreichend in der fachübergreifende Zusammenarbeit ausgetauscht,
  • Unterschiedliches Wissen zu Themen Industrie- und Energiewirtschaft, Ökologie und neuer Rechtsbereich im Umweltrecht u.v.m. liegt verteilt in verschiedensten, elektronischen Ablagen vor,
  • Die Berichtsprüfung erfordert neben dem expliziten Wissen auch das implizite Erfahrungswissen der Mitarbeiter, dieser Bereich wurde in der Vergangenheit eine zu geringe Bedeutung gegeben,
  • Generell gilt es in der DEHSt die Bedeutung der Ressource Wissen zu vermitteln und den Wissenstransfer und die Dokumentation von Erfahrungen systematisch zu unterstützen.

Metaziel des Projektes ist demnach die Etablierung von Wissensmanagement, durch konzeptionelle Planung und Dokumentation von Maßnahmen zur Verbesserung der Wissenssituation bzw. dem Umgang mit Wissen in der DEHSt. Dazu wird eine Startmaßnahme ausgewählt und im Projektzeitraum eingeführt und ggf. evaluiert. Ergebnis des Projektes ist eine Gesamtkonzeption zum DEHSt-spezifischen Wissensmanagement, bestehend aus einer strategischen Zieldefinition zu Wissensmanagement, der umfangreichen Ist-Analyse, der konzeptionellen Aufbereitung von 10-15 WM-Maßnahmen, sowie der Startmaßnahme selbst. Abschluss findet das Konzept in einem Ausblick, welche Veränderung die DEHSt bzgl. des Themas Wissensmanagement zukünftig umsetzen und einführen müssen, um die Situation dauerhaft zu verbessern. Die Laufzeit des Projektes beträgt geplant 13 Monate und begann am 19.Mai 2008. Das Beratungshaus IMTB und die TU Dresden, Lehrstuhl Wirtschaftsinformatik, insb. Informationsmanagement hatten dieses Projekt in einer Ausschreibung im deutschsprachigen Raum gegenüber zahlreichen renommierten Mitbewerbern gewonnen.
Vorweg nehmen möchte ich für den nächsten Beitrag, dass man zum Thema Wissensmanagement natürlich mit sehr vielen Schwierigkeiten rechnen muss, das die Theorie und Praxis z. T. sehr stark abweicht und das die „Einführung“ von Wissensmanagement, wie das Projekt ursprünglich ausgeschrieben war, nicht möglich ist, sofern man nicht den Mitarbeitern absprechen möchte, dass sie vorher kein “Wissensmanagement“ betrieben haben.

Im nächsten Praxisbeitrag zum DEHSt-Projekt möchte ich dann beschreiben, wie wir die Wissensanalyse durchgeführt haben und ausgewählte Ergebnisse vorstellen. Bis dahin, alles Gute!

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